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  • 數智賦能,全場景覆蓋
    千行百業共同使用的數智協同辦公平臺
    知識管理
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    OA辦公系統_OA系統_知識管理_華天動力專注OA20年
    文檔是企業重要的智力資產。傳統的文檔以紙質文檔為主,而紙質文檔在存儲過程中隨著時間的推移難免不會出現破損或丟失,在數據量大的紙質文檔中查詢、轉移、復制文檔的時候都會耗費大量的工作時間。隨著計算機的出現,電子文檔也隨之產生,多以office文件、pdf文件、HTML文件、純文本文件、圖片文件等形式存在,以計算機盤片、固態硬盤、磁盤光盤等化學磁性物理材料為載體存儲。而在企業的發展過程中,文檔不斷增多,逐漸沉淀為企業的智力資產,那么企業如何安全有效的管理企業文檔是企業管理者關注的重點問題。
    華天動力知識管理根據客戶的實際需求,為用戶搭建一個知識積累、共享、應用、創新的平臺。該平臺可以對企業文檔進行權限管理,版本控制,文件保護,全文檢索等功能。

    常見問題

    企業文檔管理主要存在的現象和問題是:
    以紙質存儲的文檔受時間的局限性,年久易損,易丟失,查找困難。
    電子文檔未有集中管理,則收集統計困難,權責不明。
    文檔管理員在交接時,未有詳細文檔說明導致文檔查找困難。
    文檔權限劃分不明,文件版本劃分混亂,且文檔命名不規范。
    文檔安全缺乏保障,無法有效協作共享。
    異地辦公,文檔查找、傳遞效率低。
     

    使用場景

    權限分配
    知識管理可以設置專門的文檔管理員,管理員具有知識中心的所有權限,包括新建文檔目錄、新建文件、上傳、下載、刪除、修改文件等等權限,可以對知識管理中的文檔目錄建立權限,設置文檔的允許新建、查看、修改、刪除、下載等權限。
    版本控制
    在建立文檔目錄的時候可以啟用版本控制,建立版本號,則在文檔被編輯修改后自動進行版本編號的記錄。
    更新提醒
    當知識管理的某個文檔目錄中有更新文件的時候,可以提前設置更新文件時是否通知相關人員,其通知形式可以分為以郵件、短信或者系統消息的方式傳達給相關人員,以便及時查看。
     

    功能描述

    華天動力協同辦公系統的知識管理,通過方便、快捷、易用的操作,為廣大企業用戶提供了用來創建和管理大批量文檔的功能。不僅提供文檔的上傳、下載功能,更支持文檔模板的管理,文檔的更新提醒,項目體系的完美支撐,靈活的權限控制,嚴謹的版本管理,全面的報表分析等功能。讓企業在使用過程中操作簡單,查找容易,只要有權限隨用隨取的文檔管理更大大提高了企業的工作效率。
     

    功能組件概覽

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    主要功能介紹

    我的文檔

    我的文檔頁簽中顯示所有我創建的文檔,包括草稿中、審批中、已失效的文檔。文檔創建人能夠快速在我的文檔中查找自己的文檔,對文檔進行編輯、共享、刪除、導入到有權限的工作目錄、導入到知識庫、或者以郵件、通知、公告的形式分享給相關人員。
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    我的收藏

    對自己常用的文檔目錄,可以進行收藏,被收藏的文檔目錄會展現在我的收藏頁簽中,同時也支持對已收藏的文檔目錄進行取消收藏,取消收藏后的目錄將不再顯示在我的收藏頁簽中。
    在我的文檔頁面中可以通過我的收藏頁簽,快速查找自己常用的文檔目錄,并對當前目錄中的文件進行維護,也可以在當前文檔目錄中快速創建文檔。在文檔查閱頁面中可以通過我的收藏頁簽,快速查找自己想要查閱的文檔資料。

    訂閱審核

    沒有查閱權限的人員需要查看我的文檔時,需要向我發起文檔訂閱申請。文檔創建人可以在訂閱審核中對對申請訂閱的文檔進行統一的審核管理,只有同意訂閱的文檔,訂閱人才能在文檔查閱中進行查看。

    訂閱歷史

    在訂閱歷史中,可以查看我的文檔被別人訂閱的所有歷史記錄。在查找訂閱信息時,可以很詳細的了解查看訂閱文檔的標題、訂閱申請人、申請時間、訂閱說明、訂閱審核時間和結果。對不能再繼續訂閱的文檔,創建人可執行訂閱收回操作,收回后,文檔的訂閱人就不能再查閱當前文檔了。

    我推薦的

    在查閱文檔的時候,可以通過文檔推薦的方式將文檔共享給沒有查閱權限的人員。自己推薦給別人的文檔會記錄在我的推薦頁面中,在查找推薦記錄時,可以很詳細的查看推薦的文檔標題、推薦的級別、推薦理由以及推薦日期。
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    推薦給我的

    在別人向我推薦文檔的時候,不僅可以通過系統消息提醒并查看推薦的文檔,還可以在推薦給我的頁簽中查看所有推薦給我的文檔,包括推薦文檔的標題、推薦人、推薦時間、推薦級別、推薦描述等詳細信息。還可以通過文檔標題直接查看推薦的文檔內容。
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    知識共享

    所有用戶都可以在知識管理中進行知識的分享、討論、傳遞和應用,系統提供多種知識共享的方式,包括文檔查閱、文檔訂閱、文檔共享、文檔推薦、知識地圖、知識問答、知識社區交流等。通過多種不拘形式的共享方式來實現增強協同交流和知識共享的目的。

    知識門戶

    知識門戶是用戶所涉及相關知識內容的統一展現入口,用戶可以通過它方便地了解最新知識更新、最新社區動態、專家推薦、知識貢獻、積分排名等。通過知識門戶,任何用戶都可以實時獲取最新最熱門知識內容、尋找到能夠提供幫助的專家、或快速連接到感興趣的相關知識推薦。
    知識門戶的使用對象是企業員工,它的建立和使用可以大大提高企業范圍內的知識共享,系統提供多種門戶標簽,用戶可以自定義組合不同的門戶,提高企業員工的工作效率。
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    文檔查閱

    對別人共享給我的文檔,可以直接在文檔查閱中進行查閱。系統提供三種文檔查閱的方式,按所有文檔目錄查看、按收藏文檔目錄查看、按關鍵字的方式查看。
    在文檔查閱中,對未閱讀的文檔,系統會有特殊的標記,方便用戶快速識別哪些文檔是已讀哪些是未讀的,避免重要的未讀文檔被遺忘。對有編輯權限的用戶還可以在文檔查閱中對文檔進行編輯、共享、導入到工作目錄、導入到知識庫、發送至內部郵件、發布到信息發布等操作。
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    文檔訂閱

    對沒有查閱權限的文檔,可以在文檔查閱中對文檔發起訂閱申請。訂閱的時候可以在所有文檔目錄中查找要訂閱的文檔,也可以在自己收藏的文檔目錄中快速查找要訂閱的文檔。訂閱申請的文檔需要文檔創建人審核同意后才可以查閱。
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    在訂閱歷史中可以查看自己的訂閱記錄,包括訂閱文檔的標題,文檔的創建人、申請訂閱的時間、訂閱說明、訂閱審核的時間、訂閱的狀態。
    在訂閱審核中,可以對別人申請訂閱自己的文檔進行審核。
    在訂閱收回中,可以對自己同意別人訂閱的文檔進行收回操作。
    通過對文檔的訂閱和訂閱收回,可以很方便的實現文檔的共享管理。

    批量共享

    對沒有查閱權限的用戶,比如有新的員工入職、人事或組織機構發生了變動等,需要查看一批原來無法查看的文檔,這時管理員就可以通過批量共享的方式將某些文檔批量共享給指定的人員。
    被批量共享的文檔,查閱人在文檔查閱中可以直接進行查看。

    知識地圖

    根據系統中知識積累的情況,通過繪制出不同的知識地圖,從而將相關知識進行匯聚。系統提供了5種導航地圖展示模板,方便用戶將各類知識有序化、體系化展現出來。
    對于需要查找的知識,用戶還可以通過地圖類別快速查找相關地圖,進而通過地圖引導用戶快速找到所需的知識。
    對于知識地圖中的某一節點的知識,可以直接點擊進行查閱,知識的查閱權限來源于文檔查閱中的權限,對于地圖中沒有查看權限的知識,同樣可以通過申請訂閱的方式獲取知識的查看權限。對有先后順序的流程式地圖,還可以控制知識查看的順序,只有某個節點的知識被查閱后,才可以繼續查看后續節點的知識。
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    專家地圖

    專家地圖集中顯示各個領域的專家,按照專家排名和專家類別分類顯示。通過專家地圖可以直接查看當前專家的簡介、擅長、發表的觀點文檔、專家點評過的文檔,以及當前專家文檔被分享閱讀、評論、下載的次數。查看某個專家地圖,還可以具體查看當前專家的熱點文檔、最近讀者。對有查看權限的專家文檔,還可以點擊查看專家文檔,對文檔進行評論回復、和專家進行線上討論交流。
    對工作中的業務問題,還可以直接向專家提問,獲得專家的權威解答;或者向專家發送內部郵件,和專家進行線上有效的溝通交流,對專家知識進行分享。
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    知識問答

    通過提問、解答的方式快速解決組織內常見的工作問題。所有人員都可以共享當前問答,可以對別人的提問進行解答,也可以對別人的解答發表自己的意見,通過對答案點贊和評論方式與其他用戶進行交流、討論,分享自己的見解,一起共享知識。
    同時,系統支持問答懸賞,通過積分懸賞,吸引員工積極的解答問題,從而實現問題的高效解決和知識的快速分享。
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    知識社區

    知識社區通過發布帖子的方式分享知識,對感興趣的帖子,用戶可自愿加入版塊,獲取創建帖子、對別人的帖子進行點贊、評論等權限,通過點贊和評論方式與其他用戶進行交流、討論,分享自身見解及感受,達到交換知識的目的。
    同時,系統可設置發帖及評論的獎勵機制,促進員工自發自愿的分享、交流經驗,最大化的挖掘企業內部的隱性資產。
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    工作目錄查看

    工作目錄不僅提供了另一種查閱文檔的維度,同時還提供了一種自定義收藏文檔的方式。有權限的工作目錄管理員可以將自己比較關注的文檔導入到自己創建的工作目錄中,其他有查看權限的人員就可以直接通過工作目錄的方式查看相關文檔。
     
     

    特點與優勢

    統一的知識體系框架

    知識管理平臺通過構建統一的知識管理體系,形成共享且安全的知識發布、瀏覽、應用體系,以實現全公司知識共享的知識管理目標。建立統一的知識架構,包括知識分類、知識標簽、文檔編號、文檔版本、文檔存放目錄、文檔審批流程等進行規范化。各部門在使用時,可以通過工作目錄及知識體系目錄的權限來打造各部門自己的知識體系,使得公司的知識得到全面的使用并擴展,將分散的知識進行有序、有效的整合,提高知識管理的效率和知識利用率。

    靈活的權限控制

    對于保密的文檔我們可以控制把權限不開放給不能看的員工,對于有些只能查看不能編輯的用戶,我們只給他查看權限,甚至可以修改的用戶我們可以控制他是否可以刪除及下載文件,權限控制到每個細節,讓文檔管理更為規范、嚴謹。

    符合ISO的版本控制

    對于企業多變的文檔信息,多人員操作同一文檔,通常修改記錄很難控制,修改過程中出問題很難查找,有了版本控制所有問題迎刃而解,并且我們記錄了修改時間和修改人,方便后續的問題處理。該功能也為企業實現ISO文檔化提供了強有力的工具。

    動態水印技術

    互聯網下的移動辦公為員工提供了隨時隨地查閱文檔資料的便利,提升了工作效率,但同時也存在重要保密文檔被泄密的風險。動態水印技術的應用在一定程度上降低了文檔被泄密的風險。在對重要的機密文檔,可設置水印功能,文檔在被查閱時可動態加載當前閱讀人員的個人信息作為水印,一旦出現重要資料外泄,可快速追溯相關人員,尋找傳播的源頭,也在一定程度上對員工的保密意識起到警醒的作用。

    電子印章校驗

    一個公司規范性文檔,在經過審批后,加蓋電子印章,然后存儲在知識管理里面,在知識管理中打開時,能夠看到上面的電子印章,能夠看到印章的校驗效果。

    強大的查詢功能

    知識管理可以對其管理的文件、問答、帖子、圖冊進行多樣化的查詢,如按文檔名稱、關鍵字,文檔編號,創建人、創建日期等進行查詢,如果上述查詢項目的內容都不清楚,則可以通過全文檢索的功能對office等文檔的內容進行檢索,快速定位到需要的文檔,提高了工作的效率。

    多維度知識重組整合

    知識管理可以對其管理的文件、問答、帖子、圖冊進行多樣化的查詢,如按文檔名稱、關鍵字、文檔編號、創建人、創建日期等進行查詢,如果上述查詢項目的內容都不清楚,則可以通過全文檢索的功能對office等文檔的內容進行檢索,快速定位到需要的文檔,提高了工作的效率。

    地圖化知識分類

    根據系統中知識積累的情況,通過繪制出不同的知識地圖,從而將相關知識進行匯聚,方便用戶將各類知識有序化、體系化展現出來。對于需要查找的知識,用戶還可以通過地圖類別快速查找相關地圖,進而通過地圖引導用戶快速找到所需的知識。

    專家在線答疑解惑

    對工作中的業務問題,還可以直接向專家提問,獲得專家的權威解答;或者向專家發送內部郵件,和專家進行線上有效的溝通交流,對專家知識進行分享。

    專家文檔集中查看

    通過專家地圖可以查看當前專家的簡介、擅長、發表的觀點文檔、專家點評過的文檔,以及當前專家文檔被分享閱讀、評論、下載的次數。查看某個專家地圖,還可以具體查看當前專家的熱點文檔、最近讀者。對有查看權限的專家文檔,還可以點擊查看專家文檔,對文檔進行評論回復、和專家進行線上討論交流。

    社區化知識分享

    知識社區通過發布帖子的方式分享知識,對感興趣的帖子,用戶可自愿加入版塊,獲取創建帖子、對別人的帖子進行點贊、評論等權限,通過點贊和評論方式與其他用戶進行交流、討論,分享自身見解及感受,達到交換知識的目的。

    文檔利用實時監控

    系統中存放在各個不同的文檔目錄中的文檔有很多不同的狀態,在文檔監控中按照文檔狀態的維度很清晰的顯示出了不同狀態對應的文檔,文檔管理員可以實時監控文檔當前狀態、共享情況、文檔日志等。
     

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